Làm thế nào để doanh nghiệp tránh được tình trạng chậm trễ khi vận chuyển chính ngạch?

Vận chuyển chính ngạch là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp khi xuất khẩu hàng hóa sang thị trường nước ngoài, đặc biệt là Campuchia, Lào, Thái Lan và các quốc gia ASEAN. Tuy nhiên, một trong những thách thức lớn nhất mà doanh nghiệp phải đối mặt chính là tình trạng chậm trễ trong quá trình vận chuyển. Điều này không chỉ gây ảnh hưởng đến lịch trình kinh doanh, mà còn làm giảm uy tín thương hiệu trong mắt khách hàng và đối tác.

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể chủ động tránh được những sự cố này? Hãy cùng Vietsun Logistics tìm hiểu các giải pháp thực tiễn giúp tối ưu thời gian vận chuyển, đảm bảo hàng hóa đến nơi đúng hẹn!

1. Đặt lịch vận chuyển sớm – chìa khóa giảm thiểu nguy cơ trễ hàng

Một trong những sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp là đợi đến sát ngày cần giao hàng mới đặt dịch vụ vận chuyển. Điều này dẫn đến tình trạng:

❌ Không còn xe/chuyến phù hợp với tuyến đường mong muốn.
❌ Phải chọn dịch vụ vận chuyển với chi phí cao hơn do nhu cầu gấp rút.
❌ Dễ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan như thời tiết, ùn tắc cửa khẩu.

🔹 Giải pháp:
✅ Lên kế hoạch đặt lịch trước ít nhất 5 – 7 ngày để đảm bảo có phương tiện vận chuyển phù hợp.
✅ Với mùa cao điểm (cuối năm, lễ Tết), doanh nghiệp nên đặt lịch trước 2 – 3 tuần.
✅ Làm việc với đơn vị vận chuyển uy tín có khả năng linh động điều phối lịch trình.

Tham khảo thêm: Vận chuyển hàng hóa mùa cao điểm: Bí quyết tiết kiệm chi phí

2. Tối uy hóa quy trình chuẩn bị & kiểm tra hồ sơ xuất khẩu

Chậm trễ trong vận chuyển không chỉ xuất phát từ phía đơn vị logistics, mà đôi khi đến từ sai sót trong hồ sơ xuất khẩu. Nếu giấy tờ không đầy đủ hoặc bị sai lệch, hàng hóa sẽ bị giữ lại tại hải quan, gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ giao hàng.

🔹 Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ:
✅ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) – Chứng minh giá trị hàng hóa.
✅ Phiếu đóng gói (Packing List) – Mô tả số lượng, trọng lượng, quy cách đóng gói.
✅ Tờ khai hải quan – Giấy tờ bắt buộc để hàng hóa được xuất khẩu hợp pháp.
✅ Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O Form D) – Giúp hưởng ưu đãi thuế suất khi xuất khẩu sang ASEAN.
✅ Chứng nhận kiểm định (nếu cần) – Đối với hàng thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm…

🔹 Giải pháp:
✅ Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi xuất hàng, tránh sai sót không đáng có.
✅ Hợp tác với đơn vị dịch vụ khai báo hải quan để đảm bảo thủ tục thông quan nhanh chóng.

Tham khảo thêm: Hướng dẫn làm giấy tờ vận chuyển hàng hóa chính ngạch đầy đủ

3. Xây dựng phương án dự phòng tránh bị động 

Không phải lúc nào quá trình vận chuyển cũng diễn ra suôn sẻ. Các yếu tố khách quan như tắc biên, thiên tai, sự cố kỹ thuật đều có thể gây ra sự chậm trễ ngoài ý muốn.

🔹 Giải pháp dự phòng:
✅ Có kế hoạch xuất hàng sớm hơn dự kiến từ 1 – 2 ngày để phòng rủi ro giao hàng trễ.
✅ Lựa chọn tuyến đường thay thế khi có sự cố giao thông hoặc tắc biên.
✅ Sử dụng nhiều phương thức vận chuyển linh hoạt, ví dụ: kết hợp đường bộ & đường thủy để tối ưu thời gian.

Tham khảo thêm: Chi phí vận chuyển chính ngạch có xứng đáng?

4. Chọn đối tác vận chuyển uy tín & có kinh nghiệm

Không phải tất cả các đơn vị vận chuyển đều có khả năng đảm bảo tiến độ và độ tin cậy như mong muốn. Việc hợp tác với đối tác logistics chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các rủi ro trễ hàng.

🔹 Doanh nghiệp nên cân nhắc:
✅ Đơn vị có kinh nghiệm trong tuyến vận chuyển Việt Nam – Campuchia.
✅ Có mạng lưới vận tải đa dạng, đảm bảo phương tiện luôn sẵn sàng.
✅ Dịch vụ hỗ trợ giám sát lộ trình, cập nhật thông tin giao hàng theo thời gian thực.

Tham khảo thêm: 5 yếu tố cần xem xét khi chọn đối tác vận chuyển đường bộ : Việt Nam – Campuchia

5. Theo dõi và quản lí lộ trình vận chuyển

Một trong những nguyên nhân gây trễ hàng là thiếu thông tin cập nhật về tình trạng vận chuyển. Nếu doanh nghiệp không biết chính xác hàng đang ở đâu, rất khó để xử lý khi có sự cố xảy ra.

🔹 Giải pháp:
✅ Sử dụng dịch vụ giám sát hành trình, theo dõi lộ trình hàng hóa theo thời gian thực.
✅ Làm việc với đơn vị vận chuyển có chính sách cập nhật thông tin minh bạch.
✅ Duy trì liên lạc thường xuyên với đối tác vận tải để xử lý kịp thời nếu có vấn đề phát sinh.

Tham khảo thêm: Đánh giá ưu nhược điểm của vận chuyển chính ngạch theo từng ngành hàng

6. Kết luận:

🔹 Đặt lịch vận chuyển sớm để đảm bảo có phương tiện vận tải phù hợp.
🔹 Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xuất khẩu, tránh bị ách tắc tại hải quan.
🔹 Xây dựng phương án dự phòng, không để bị động khi có sự cố.
🔹 Hợp tác với đơn vị logistics uy tín, có kinh nghiệm vận chuyển chính ngạch.
🔹 Giám sát hành trình vận chuyển, cập nhật thông tin kịp thời.

Bạn muốn đảm bảo hàng hóa luôn được vận chuyển đúng hẹn, đúng tuyến?
Hãy liên hệ Vietsun Logistics để được tư vấn & hỗ trợ ngay hôm nay!