Những lưu ý cuối cùng trước khi đặt dịch vụ vận chuyển của bạn

Vận chuyển hàng hóa là một trong những khâu quan trọng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Dù bạn đang vận chuyển hàng tiêu dùng, linh kiện điện tử, nguyên vật liệu sản xuất hay bất kỳ loại hàng hóa nào khác, việc đảm bảo mọi yếu tố được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đặt dịch vụ vận chuyển là vô cùng cần thiết.

Hãy cùng Vietsun Logistics điểm qua những yếu tố quan trọng mà bạn cần lưu ý trước khi gửi hàng, giúp tối ưu chi phí, đảm bảo an toàn và tránh rủi ro không đáng có.

1. Xác định rõ loại hình vận chuyển phù hợp 

Trước khi đặt dịch vụ vận chuyển, điều quan trọng đầu tiên là xác định loại hình vận chuyển phù hợp với nhu cầu của bạn.

🔹 Vận chuyển chính ngạch: Phù hợp với doanh nghiệp muốn giao thương hợp pháp, hàng hóa có chứng từ đầy đủ, chịu thuế theo quy định.
🔹 Vận chuyển tiểu ngạch: Phù hợp với hàng hóa có giá trị thấp, không yêu cầu chứng từ phức tạp, nhưng rủi ro cao hơn.
🔹 Vận chuyển đường bộ, đường biển, đường hàng không: Xác định tuyến đường phù hợp dựa trên thời gian giao hàng, chi phí, tính chất hàng hóa.

Xem thêm: Dịch vụ tiểu ngạch của Vietsun phù hợp với ngành hàng nào?

2. Kiểm tra thông thông tin & chứng từ hợp lệ

Một trong những nguyên nhân khiến hàng hóa bị trì hoãn hoặc bị giữ tại cửa khẩu là do chứng từ không đầy đủ hoặc sai sót.

Danh sách các giấy tờ quan trọng cần kiểm tra:
✔️ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
✔️ Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
✔️ Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill)
✔️ Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin) nếu có ưu đãi thuế
✔️ Tờ khai hải quan

Mẹo nhỏ: Đối với hàng hóa đặc biệt như thực phẩm, dược phẩm, hàng dễ cháy nổ, hãy kiểm tra xem có cần giấy phép nhập khẩu hoặc kiểm định chất lượng không.

Tham khảo thêm: Hướng dẫn làm giấy tờ vận chuyển hàng hóa chính ngạch đầy đủ

3. Đóng gói hàng hóa đúng chuẩn

Một số doanh nghiệp thường chủ quan trong khâu đóng gói, dẫn đến hư hỏng hoặc mất mát hàng hóa khi vận chuyển.

Những nguyên tắc đóng gói quan trọng:
✔️ Sử dụng vật liệu phù hợp: Thùng carton, gỗ, nhựa, bọt khí, xốp cách nhiệt… tùy theo loại hàng.
✔️ Đóng gói chặt chẽ, tránh xê dịch: Hạn chế khoảng trống trong thùng để tránh hàng bị va đập.
✔️ Ghi nhãn đầy đủ: Dán nhãn “Hàng dễ vỡ”, “Hàng hóa có giá trị cao”, “Không xếp chồng” nếu cần.
✔️ Niêm phong cẩn thận: Đảm bảo an toàn trong suốt quá trình vận chuyển.

Xem thêm: 5 lưu ý khi vận chuyển hàng hóa đường bộ sang Campuchia

4. Kiểm tra thời giao hàng & lịch trình vận chuyển 

Mỗi đơn hàng sẽ có thời gian giao hàng khác nhau tùy theo phương thức vận chuyển, tuyến đường và các quy định hải quan.

Những yếu tố có thể ảnh hưởng đến thời gian giao hàng:
✔️ Tắc biên giới vào mùa cao điểm
✔️ Thời tiết xấu hoặc thiên tai
✔️ Thủ tục thông quan kéo dài
✔️ Thời gian xử lý của đối tác vận chuyển

Mẹo nhỏ: Nếu bạn có đơn hàng gấp, hãy chọn dịch vụ vận chuyển nhanh hoặc ưu tiên lô hàng để đảm bảo giao đúng hạn.

Tham khảo thêm: Vận chuyển hàng hóa mùa cao điểm: Bí quyết tiết kiệm chi phí

5. Xác nhận phí vận chuyển & điều khoản hợp đồng 

Mỗi lô hàng có thể phát sinh các loại phí khác nhau, vì vậy trước khi đặt dịch vụ, bạn nên làm rõ bảng giá và các điều khoản hợp đồng.

Các loại chi phí cần lưu ý:
✔️ Cước vận chuyển (theo trọng lượng, kích thước hoặc số lượng kiện hàng)
✔️ Phí hải quan & thuế nhập khẩu
✔️ Phụ phí nhiên liệu hoặc phí mùa cao điểm
✔️ Chi phí lưu kho nếu hàng bị giữ tại cửa khẩu
✔️ Phí bảo hiểm hàng hóa (nếu có)

Mẹo nhỏ: Thỏa thuận rõ ràng về trách nhiệm giữa hai bên nếu có tình huống bất khả kháng xảy ra (giao hàng chậm, mất hàng, hư hỏng…).

Trước khi đặt dịch vụ vận chuyển, hãy dành thời gian kiểm tra kỹ các yếu tố quan trọng để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng thời gian và tối ưu chi phí.
Bạn đang tìm đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp?
Vietsun Logistics cam kết mang đến giải pháp vận chuyển tối ưu, đảm bảo hàng hóa an toàn, đúng hẹn với chi phí hợp lý.